Pas de temps à perdre

La municipalité de Kentville, en Nouvelle-Écosse (Canada), possède une patinoire intérieure saisonnière de la taille d’une patinoire de la LNH ; elle est desservie par un système de réfrigération à l'ammoniac. En février 2022, un condenseur vieillissant du système a commencé à perdre du liquide réfrigérant de manière inattendue et Réfrigération CIMCO a été appelée pour effectuer une réparation d'urgence. Cependant, ce n'était qu'une solution temporaire pour permettre à la patinoire de terminer la saison en cours ; une panne majeure était imminente. Il était clair que la seule solution à long terme était de remplacer le condenseur.

contraire, les délais prolongés étaient devenus la norme. Il est devenu évident que si Kentville suivait la voie traditionnelle de l'appel d'offres, elle ne serait pas en mesure de remplacer le condenseur à temps pour la nouvelle saison. Le délai supplémentaire entraînerait une perte de revenus importante ainsi qu'une perte de service.

Heureusement, il existe une autre option qui a permis à la patinoire de respecter son échéance serrée : le groupe d'approvisionnement Canoe du Canada (Canoe). La municipalité de Kentville avait fait appel à ce programme dans le passé et a décidé de se renseigner pour savoir s'il pouvait lui être à nouveau bénéfique. Et ce fut effectivement le cas.

Canoe simplifie le processus

Qu'est-ce que Canoe ? En termes simples, il s'agit d'un groupe d'achat coopératif canadien à but non lucratif qui répond à tous les critères légaux de demande de propositions et d'appel d'offres du point de vue des achats publics. Il est conforme à la réglementation et chaque entreprise de son réseau croissant de fournisseurs a déjà fait l'objet d'une vérification et d'une approbation préalables afin de faciliter la tâche de ses plus de 5 000 membres.

« Avec l'achat coopératif, les municipalités bénéficient de leur pouvoir d'achat collectif pour réduire les coûts et éliminer certaines des formalités administratives qui peuvent ralentir les projets », selon Canoe. L'équipement est vendu à la marge la plus basse possible et livré sans délai.

L'achat coopératif n'est pas du tout un concept nouveau. Il est utilisé au Canada depuis les années 1930. Aujourd'hui, ce modèle d'approvisionnement a été adapté aux municipalités, aux agences du secteur public et aux organismes à but non lucratif pour obtenir un maximum d'avantages avec un minimum de risques, d'efforts et de coûts. Le programme peut servir à acheter de l'équipement, à construire une toute nouvelle patinoire, à effectuer des réparations générales ou encore à moderniser un système de réfrigération.

Les avantages de Canoe pour les clients de Réfrigération CIMCO

En 2020, Réfrigération CIMCO est devenu un fournisseur approuvé de Canoe, ce qui signifie que les services et les produits offerts par Réfrigération CIMCO ont déjà fait l'objet d'un appel d'offres. Ainsi, Kentville et les autres clients peuvent passer directement à l'étape de l'approvisionnement dans leur processus d'achat. Cela raccourcit le processus et élimine les efforts qui seraient normalement consacrés à la préparation des appels d'offres.

« Canoe est une arme secrète pour les municipalités afin d'accélérer le processus d'achat d'équipement de patinoire », explique Drew Watson de Réfrigération CIMCO, responsable des projets récréatifs - région de l'Atlantique - Canada. « L'équipement est examiné de près, des rabais sont en place et le délai d'exécution est considérablement réduit. » Cela garantit également que le client obtienne le produit qu'il recherche, et pas seulement le produit le moins cher qui répond aux critères de base de l'appel d'offres.

En faisant appel à Canoe, les clients de Réfrigération CIMCO bénéficient d'une réduction de 78 % sur les services d'ingénierie, de 35 % sur les pièces et les modernisations des immobilisations, et de 25 % sur les prix courants pour tous les services d'entretien et de réparation. Il est même possible de conclure des contrats d'entretien régulier par l'entremise de Canoe.

« Cette façon de procéder a permis d'éviter au moins trois mois et deux appels d'offres », a déclaré M. Watson à propos du projet Kentville. Cela signifie que le condenseur a pu être installé à temps pour l'ouverture en août.

Le client a également été très satisfait du résultat final. « L'installation a été formidable, je n’ai aucun commentaire négatif », a déclaré Craig Langille, directeur des parcs et des installations récréatives de Kentville. « Je m'attendais à ce que l'équipement soit livré seulement à la mi-septembre, donc c'était beaucoup plus tôt que prévu, alors bravo à l'équipe de Réfrigération CIMCO. »

Faciliter la tâche au client

La mise en application de Canoe est relativement rapide et facile. Il n'y a aucun coût pour le client. La municipalité communique avec un représentant de Canoe et remplit un formulaire de demande. L'ensemble du processus de demande ne prend qu'environ 72 heures.

Il n'y a pas d'exigences minimales en matière d'achats ni d'engagements - il suffit d'utiliser le programme de Canoe selon les besoins. Une fois inscrit, le client a accès à des soumissions gratuites, à une analyse des coûts et à des évaluations faites par les membres.

À ce jour, Réfrigération CIMCO a mené à bien plus de 35 projets par le biais du programme de Canoe, ce qui représente un peu moins de 10 millions de dollars de revenus.

« Bien que nous ne tirions aucun revenu supplémentaire de ce processus, Réfrigération CIMCO est heureuse de soutenir ses clients municipaux par le biais de Canoe afin de raccourcir leurs délais et d'obtenir les meilleurs prix possible », a déclaré M. Watson. « Il nous importe de faire un effort supplémentaire pour nos clients. »

Canoe n'est pas seulement disponible au Canada, mais aussi aux États-Unis sous le nom de Sourcewell.

Want to know more? Watch this webinar with inputs from CIMCO about how Canoe works and what the benefits are. You can also contact Sarah Hubble of CIMCO at shubble@toromont.com for more info or assistance.